> ## Content Index
> Fetch the complete content index at: https://www.linggandianbo.com/llms.txt
> Use this file to discover other available public pages before exploring further.

# 如何管理数字化文件｜生产力系列｜04
- URL: https://www.linggandianbo.com/untitled-2/
- Published: 2021-05-16T14:54:59.000Z
- Updated: 2022-05-10T06:02:25.000Z
- Description: 可能十几年前我们都想不到科技发展如此之快，生活的方方面面都进入了数字化时代，当然也包括我们使用文件的习惯，学校里PPT已经赶超了纸质讲义，Kindle已经赶超了纸质书籍，公司里越来越流行电子文档。面对文件媒介的改变，我们势必也要升级自己的管理方法，今天来聊聊如何更好的管理电子文件。
- Author: 董双赫
- Tags: 生产力工具｜Productivity Tools

可能十几年前我们都想不到科技发展如此之快，如今人人都有智能手机，生活的方方面面都进入了数字化时代，当然也包括我们使用文件的习惯，学校里PPT已经赶超了纸质讲义，Kindle已经赶超了纸质书籍，公司里越来越流行电子文档。面对文件媒介的改变，我们势必也要升级自己的管理方法，拥抱新的时代，我们来聊聊如何更好的管理电子文件。

## 原则

数字时代管理文件的第一原则就是你要能够**随时随地访问到你的文件**。还记得当我小时候，每天背着重重的书包上学，随着技术的进步，后来可以用U盘存储所有的个人文件随身携带，到了现在得益于网络的发展，云存储技术和服务已经十分的普及了，把你的文件存在云盘上，不管你在哪儿，不管用什么样的设备，都可以顺利访问自己所有的文件了。

管理文件的原则之二就是**保证他们的安全**。不论是工作还是生活中，很多重要文件现在都保存在电脑上，但是一旦我们的电脑故障，或者遗失，那这些文件可能会丢失或者被盗。很多小时的工作可能白白浪费，甚至重要的信息丢失或者泄漏。

传统上我们可以把重要的文件复印，把副本存放在不同的地方保证不会同时丢失。或者把文件存在保险箱里，防止被盗。现在我们可以把文件保存在云存储空间，不管你的电脑或者手机损坏还是丢失，你的文件都安全的保存在远程的服务器上，随时可以找回，有的服务还能为文件设置访问密码，增强安全性。

简单解释一下云存储，云存储也可以称为“云盘”、“网盘“，通过网络把本地的文件同步到远程的存储空间，随后就可以通过网络随时访问你账户中的文件。需要首先选择一个云存储服务，创建一个账户，下载一个软件，同步你的本地文件到账户的云存储空间。

云存储服务的选择多种多样，我在用的是 Dropbox ，但是苹果自带的 iCloud Drive，微软的 One Drive，等等都是不错的选择。容量上我觉得100G基本够用，1T基本够装下你电脑里所有的东西。

## 演示

如何组织你的文件系统？一个基本的方法就是使用树状结构建立“文件树”。我们使用树干和枝叶的类比，每棵树从根部向上首先是一个主干，然后分叉为树枝，树枝再向上分叉成为更多的树枝。我们现在使用的文件系统基本都是文件夹包含文件夹，一级一级嵌套，可以很好的对应树状结构。

首先在你的云存储文件夹下面建立一个根目录，然后根据你的生活的不同角色和领域，在根目录下分为不同的类别，然后在每个大类下面细分为小类，注意每个类别不应该有相互重叠的地方，再细分的过程中类别范围应该越来越小。为一次性的事项创建单独的文件夹，为一个项目创建一个单独的文件夹，存放所有相关的文件。

使用“喜欢“或类似的机制快速访问经常使用的文件夹。

## 文件和笔记的区别

有同学会问文件和笔记应该如何区分，随着工具的进化，笔记和文件的界限越来越模糊。比如在Notion中甚至可以上传文件。这两种系统其实根据个人喜好来选择，我的原则是：

1. 如果是我自己创建的信息，一般首选笔记系统
2. 下载的文件，接收的文件，或者需要和别人协作的文件，都会使用文件系统

## 如何开始

1. 注册一个你喜欢的云存储服务
2. 使用它的客户端同步或者备份你的文件
3. 建立你的文件树
4. 为了安全起见，你需要一个备用的文件备份服务，比如类似苹果的Time Machine